De inrichting van een kantoor is van groot belang. Het is nu eenmaal nodig voor een optimale productiviteit. Het kan ook bijdragen aan de motivatie van medewerkers en aan de uitstraling van het bedrijf. Het is een van de redenen waarom er steeds vaker wordt gekozen voor een stijlvolle en comfortabele kantoorinrichting. Een belangrijke keuze is of je kantoormeubelen wilt kopen of huren. Beide opties hebben eigen voordelen en nadelen. We lichten ze toe en we helpen je bij het maken van de juiste keuze.
Voordelen en nadelen van kantoormeubelen kopen
Een voordeel van kantoormeubelen kopen, is dat je ze bezit. Je schrijft ze af en je kan er jarenlang plezier aan beleven. Bij schade hoef je geen verantwoording af te leggen en je kan ze ook altijd nog verkopen, bijvoorbeeld als het bedrijf verhuist of als je kiest voor een nieuwe look. Op lange termijn levert kantoormeubelen kopen ook een financieel voordeel op. Bedrijven die kantoormeubilair verhuren, doen dat namelijk ook met financieel gewin in het achterhoofd. Verder heb je bij het kopen van kantoormeubelen veel vrijheid, onder andere wat de afwerking betreft. Bij Manutan kan je bijvoorbeeld kiezen tussen verschillende tafelbladen en onderstellen. Bij het huren van kantoormeubelen ben je meer afhankelijk van het aanbod van het verhuurbedrijf.
Hoewel er veel voordelen zijn aan het kopen van kantoormeubelen, mogen we niet blind zijn voor de nadelen ervan. Zo vergt het een investering en moet er op korte termijn veel budget vrij worden gemaakt. En dat terwijl de investering fiscaal moet worden afgeschreven, vaak aan tien procent per jaar. Als eigenaar ben je ook zelf verantwoordelijkheid voor het onderhoud en als je bedrijf krimpt, moet je zelf een oplossing zien te vinden voor de overtollige meubelen.
Kantoormeubelen huren als alternatief voor kopen
De nadelen van kantoormeubelen kopen, kunnen je ertoe bewegen om kantoormeubelen te huren. Daarvoor hoef je niet te investeren en je hebt vooraf duidelijkheid over de te verwachten kosten. Vaak kan je ook gemakkelijk meubelen aan de huurformule toevoegen en hoef je je niet te bekommeren om dingen als het onderhoud. In de praktijk is het een en ander wel afhankelijk van de huurovereenkomst. Soms gelden er bijvoorbeeld opzegtermijnen en kan de huurprijs worden geïndexeerd, waardoor je minder grip hebt op de totale kost. Het belangrijkste nadeel is dat je op lange termijn duurder af bent met gehuurde kantoormeubelen.
Kiezen tussen kantoormeubelen kopen en huren
Het huren van kantoormeubelen is vooral een goede oplossing voor startende bedrijven die hun geld voor andere dingen kunnen gebruiken. Ook kan het een tijdelijke oplossing bieden, bijvoorbeeld als er tijdelijk een kantoor wordt betrokken in afwachting van een renovatie van het bestaande gebouw. Indien kantoormeubelen gedurende een korte termijn worden gebruikt, is huren vaak een goede oplossing. Eenmaal kantoormeubelen gedurende een langere termijn zullen worden gebruikt, zal kopen veelal een betere oplossing zijn. Daarvoor dienen dan wel voldoende middelen te zijn, maar eventueel kan ook worden gedacht aan een vorm van financiering. Dit geldt ook voor starters. Er zijn namelijk heus wel goede financieringsmogelijkheden voor starters en scale-ups.
